Gestion du corps diplomatique étranger

L’ambassade de l’État accréditant présente la demande d’agrément sous forme de note verbale adressée au ministère des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération et du Commerce extérieur, à la Direction du protocole et de la chancellerie, accompagnée d’une notice biographique de la personnalité pressentie. La demande d’agrément peut également être introduite dans le cadre d’une démarche du chargé d’affaires a.i. auprès du chef du protocole.

Après examen, le ministère soumet la demande d’agrément à Son Altesse Royale le Grand-Duc. Après examen, le ministère soumet la demande d’agrément à Son Altesse Royale le Grand-Duc.

Le ministère communique la réponse par note verbale à l’ambassade de l’État accréditant.

Le​ ministère des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération et du Commerce extérieur doit être informé si un État accréditant souhaite accréditer un chef de mission auprès d’un autre État et/ou auprès d’une institution internationale (art. 5.1 de la Convention de 1961).

Un chef de poste qui a de multiples accréditations remet d’abord ses lettres de créance dans l’État dans lequel il réside.

L’ambassade informe la Direction du protocole et de la chancellerie par note verbale de la date et de l’heure exacte de l’arrivée de l’ambassadeur agréé. En cas d’arrivée par avion, la Direction du protocole se chargera d’informer les autorités de l’aéroport et de réserver le salon d’honneur. Les jours ouvrables, pendant les heures de bureau, un membre de la Direction du protocole accueillera le futur chef de poste à l’aéroport.L’ambassadeur agréé est reçu, à sa demande, par le chef du protocole dans les jours qui suivent son arrivée.

À cette occasion, il lui remet une copie authentique de ses lettres de créance ainsi que des lettres de rappel de son prédécesseur.Dès lors, l’ambassadeur agréé peut effectuer une série de visites. Il ne participe toutefois pas encore aux réceptions officielles et évite de rendre visite aux ministres luxembourgeois. Il peut néanmoins déjà avoir des contacts de travail avec le ministère des Affaires étrangères au niveau des fonctionnaires.

• Lettres de créance

Les lettres de créance sont à adresser à l’attention de "Son Altesse Royale le Grand-Duc de Luxembourg" ou ‘His Royal Highness the Grand Duke of Luxembourg’, sans mentionner son nom.

• Cérémonial de la remise des lettres de créance à la Cour grand-ducale

Le chef de mission demande au ministère des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération et du Commerce extérieur d’être admis à présenter ses lettres de créance à Son Altesse Royale le Grand-Duc.

Le ministère des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération et du Commerce extérieur prend, par l’intermédiaire du maréchalat de la Cour, les ordres du Grand-Duc et informe le chef de mission du jour et de l’heure fixés pour l’audience.

Le chef de mission rend visite au maréchal de la Cour et au chef du protocole du ministère des Affaires étrangères et européennes​ la veille de la remise des lettres de créance (tenue de ville).

• Code vestimentaire

La grande tenue est prescrite (uniforme, habit avec gilet blanc et décorations, ou costume national). Les rubans de Grand-Croix sont portés au-dessus du gilet blanc.

Les dames porteront une robe longue d’après-midi avec chapeau ou, le cas échéant, le costume national.

Le chef de mission désigne un chargé d’affaires a.i. avant toute absence du Grand-Duché de Luxembourg (art. 19 de la convention de Vienne). En cas d’empêchement du chef de mission pour désigner un chargé d’affaires, la nomination de ce dernier doit venir du ministère des Affaires étrangères de l’État accréditant. Toute absence du Luxembourg du chef de mission est à signaler par note verbale à la Direction du protocole et de la chancellerie.

• Nomination de chargé d’affaires a.i.

Avant son départ, le chef de mission doit désigner un chargé d’affaires a.i. dont il informera la Direction du protocole par note verbale.

• Lettres de rappel

Les lettres de rappel sont traditionnellement remises par le successeur.

• Cérémonial de l’audience de congé à la Cour grand-ducale

Le chef de mission adresse, par note verbale, une demande d’audience de congé au ministre des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération et du Commerce extérieur. Le ministère prend, par l'intermédiaire du maréchalat de la Cour, les ordres du Grand-Duc et informe le chef de mission de la date et de l'heure fixées pour l'audience.

À la fin de sa mission au Grand-Duché, le chef de mission est reçu, avec son conjoint, par Son Altesse Royale le Grand-Duc.

Les messieurs porteront un costume de ville foncé, tandis que les dames porteront une tenue de ville avec chapeau et gants.