Verwaltung des ausländischen diplomatischen Korps

Die Botschaft des entsendenden Staates übermittelt den Antrag auf Agrément in Form einer Verbalnote an das Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten, Verteidigung, Entwicklungszusammenarbeit und Außenhandel, an die Abteilung für Protokoll und Staatskanzlei, zusammen mit einem biografischen Profil der betreffenden Person. Der Antrag auf Agrément kann auch im Rahmen einer Vorsprache des Geschäftsträgers a.i. mit dem Protokollchef gestellt werden.

Nach entsprechender Prüfung legt das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten den Antrag auf Zulassung Seiner Königlichen Hoheit, dem Großherzog, vor. Dieses Verfahren kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

Anschließend teilt das Ministerium der Botschaft des entsendenden Staates die Antwort in einer Verbalnote mit.

Das Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten, Verteidigung, Entwicklungszusammenarbeit und Außenhandel muss informiert werden, wenn ein entsendender Staat einen Missionsleiter in einem anderen Staat und/oder bei einer internationalen Organisation akkreditieren möchte (Art. 5.1 des Übereinkommens von 1961).

Ein Missionschef mit mehrfacher Akkreditierung überreicht zunächst seine Beglaubigungsschreiben in dem Staat, in dem er seinen Wohnsitz hat.

Die Botschaft informiert die Direktion für Protokoll und Staatskanzlei per Verbalnote über das genaue Datum und die Uhrzeit der Ankunft des designierten Botschafters. Bei einer Ankunft mit dem Flugzeug informiert die Abteilung für Protokoll und Staatskanzlei die Flughafenbehörden und reserviert den Ehrensalon. An Werktagen, während der Bürozeiten, empfängt ein Mitarbeiter der Abteilung Protokoll und Staatskanzlei den künftigen Missionsleiter am Flughafen.

Der designierte Botschafter kann auf eigenen Wunsch innerhalb weniger Tage nach seiner Ankunft vom Protokollchef empfangen werden. Bei dieser Gelegenheit übergibt er ihm eine beglaubigte Kopie seiner Akkreditierungsschreiben sowie die Abberufungsschreiben seines Vorgängers. Danach kann der akkreditierte Botschafter eine Reihe von Besuchen absolvieren. Er nimmt jedoch noch nicht an offiziellen Empfängen teil und sollte von Besuchen bei luxemburgischen Ministern absehen. Arbeitskontakte mit Beamten des Ministeriums sind jedoch bereits möglich.

• Beglaubigungsschreiben

Die Beglaubigungsschreiben (lettres de créance) sind an "Son Altesse Royale le Grand-Duc de Luxembourg" oder "His Royal Highness the Grand Duke of Luxembourg“ zu richten, ohne Angabe des Namens. 

• Übergabe der Beglaubigungsschreiben am großherzoglichen Hof

Der Missionschef richtet seine Anfrage an das Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten, Verteidigung, Entwicklungszusammenarbeit und Außenhandel, um zur Überreichung seiner Beglaubigungsschreiben bei Seiner Königlichen Hoheit dem Großherzog zugelassen zu werden.

Das Ministerium nimmt über den Hofmarschall die Anordnungen des Großherzogs entgegen und informiert den Missionschef über das Datum und die Uhrzeit der Audienz.

Am Tag vor der Übergabe besucht der Missionschef den Hofmarschall und den Protokollchef des Ministeriums (dunkler Anzug).

• Kleiderordnung

Große Gala ist vorgeschrieben: Uniform, Frack mit weißer Weste und Orden oder Nationaltracht. Die Bänder des Großkreuzes werden über der weißen Weste getragen.

Die Damen tragen ein langes Nachmittagskleid mit Hut oder Nationaltracht.

Der Missionschef ernennt vor jeder Abwesenheit aus dem Großherzogtum Luxemburg einen Geschäftsträger a.i. (Art. 19 des Wiener Übereinkommens). Ist der Missionschef an der Ernennung eines Geschäftsträgers verhindert, so erfolgt die Ernennung durch das Außenministerium des entsendenden Staates. Jede Abwesenheit des Missionschefs aus dem Großherzogtum Luxemburg ist der Abteilung Protokoll und Staatskanzlei mittels Verbalnote mitzuteilen.

• Ernennung eines Geschäftsträgers a. i.

Vor seiner Abreise muss der Missionschef einen Geschäftsträger a.i. ernennen und die Direktion für Protokoll und Staatskanzlei hierüber mittels Verbalnote informieren.

• Abberufungsschreiben

Die Abberufungsschreiben werden traditionell vom Nachfolger überreicht.

• Abschiedsaudienz am großherzoglichen Hof

Der Missionschef beantragt mittels Verbalnote beim Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten, Verteidigung, Entwicklungszusammenarbeit und Außenhandel eine Abschiedsaudienz. Das Ministerium nimmt über den Hofmarschall die Anordnungen des Großherzogs entgegen und informiert den Missionschef über Datum und Uhrzeit der Audienz.

Am Ende seiner Mission im Großherzogtum wird der Missionsleiter zusammen mit seinem Ehepartner von Seiner Königlichen Hoheit dem Großherzog empfangen.

Herren tragen einen dunklen Anzug, während für Damen Stadtkleidung mit Hut und Handschuhen vorgeschrieben ist.